A importância de implementar um sistema de gestão de documentos de produtos químicos
A gestão eficiente dos documentos relacionados a produtos químicos é essencial para garantir conformidade regulatória, segurança no ambiente de trabalho e otimização de processos internos.
Implementar um sistema de gestão de documentos de produtos químicos adequado trará resultados positivos para empresas que lidam com substâncias químicas diariamente.
Neste artigo, abordaremos os principais passos para a implementação deste sistema, seus benefícios e boas práticas para maximizar sua eficiência.
O que é um sistema de gestão de documentos de produtos químicos?
Um sistema de gestão de documentos de produtos químicos é uma plataforma ou metodologia que permite o armazenamento, organização, atualização e acesso rápido às informações essenciais sobre os produtos químicos.
Esse sistema pode ser digital ou físico, embora a digitalização seja a opção mais eficiente, rápida e segura.
Benefícios de um sistema de gestão de documentos de produtos químicos
- Conformidade com normas regulatórias: Manter documentos atualizados conforme exigências de órgãos reguladores e fiscalizadores, como o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE, ANVISA e o IBAMA,).
- Segurança operacional: Acesso as fichas de segurança atualizadas e instruções de manuseio reduz riscos de acidentes.
- Otimização do tempo: Facilita a rápida busca e consulta de informações, melhorando a produtividade.
- Redução de erros: Minimiza falhas humanas ao manter registros organizados e acessíveis ou ainda a perda de material.
- Sustentabilidade: Digitalizar documentos reduz a necessidade da utilização de papel e contribui para práticas mais sustentáveis.
Passo a passo para implementação
Levantamento e classificação dos documentos
O primeiro passo é identificar quais documentos precisam ser gerenciados. Entre os principais estão:
- Fichas com Dados de Segurança (FDS);
- Fichas de emergência;
- Licenças e autorizações de órgãos reguladores;
- Relatórios de auditoria ambiental;
- Instruções de armazenamento e manuseio.
Após a identificação, é fundamental classificá-los conforme sua relevância, periodicidade e necessidade de atualização e acessibilidade necessária.
Escolha da ferramenta de gestão
Para garantir eficiência, optar por um software de sistema de gestão de documentos de produtos químicos será uma excelente escolha.
Alguns critérios a serem avaliados ao escolher uma ferramenta incluem:
- Compatibilidade com as normas vigentes;
- Interface intuitiva e de fácil usabilidade;
- Opções de backup e segurança da informação;
- Controle de acessos para diferentes usuários;
- Funcionalidade de alertas para vencimento de documentos;
- O mecanismo e a facilidade do sistema para atualização dos documentos.
Digitalização e organização dos arquivos
Se os documentos ainda estiverem em formato físico, é necessário cadastrá-los no sistema.
O ideal é estabelecer uma estrutura padronizada para nomeação,facilitando futuras consultas.
Além disso, é importante definir políticas de atualização e revisão periódica dos documentos para evitar o uso de informações desatualizadas.
Treinamento da equipe
Um sistema de gestão de documentos de produtos químicos será eficiente apenas se os colaboradores souberem utilizá-lo corretamente.
Portanto, invista nos treinamentos para os funcionários responsáveis pela inserção, atualização e consulta dos documentos.
O treinamento deve abordar:
- Como acessar e utilizar o sistema;
- Procedimentos para atualização e consulta nos documentos publicados;
- Medidas de segurança para evitar vazamentos de informações;
- Responsabilidades individuais na gestão dos documentos.
Integração com outras áreas
A gestão documental não deve ser isolada. Integrar o sistema de gestão de documentos de produtos químicos com outras áreas, como segurança do trabalho, meio ambiente e compliance, potencializa a eficiência e assegura que todos os setores tenham acesso às informações necessárias.
Por exemplo, a equipe de segurança pode consultar rapidamente as FDS para orientar os funcionários sobre o manuseio correto de substâncias químicas, enquanto o setor jurídico pode acessar documentos regulatórios para evitar penalidades.
Desafios na implementação e como superá-los
A adoção de um sistema de gestão de documentos de produtos químicos pode enfrentar alguns desafios, custos iniciais e aprendizado técnico.
Para superar esses desafios:
- Engaje a equipe: Destaque a importância do sistema e os benefícios que ele traz para a rotina de trabalho.
- Escolha uma ferramenta escalável: Prefira um sistema que acompanhe o crescimento da empresa e se adapte às novas demandas.
- Invista em suporte técnico: Contar com uma equipe especializada na implementação ajuda a minimizar desafios operacionais.
- Elabore um plano de transição: Migre os documentos de forma gradual para minimizar impactos na rotina da empresa ou contrate uma empresa especializada para cadastrar seus produtos.
Conclusão
A implementação de um sistema de gestão de documentos de produtos químicos é uma decisão estratégica para empresas que lidam com substâncias químicas.
Além de garantir conformidade regulatória, esse sistema fortalece a segurança, aprimora a eficiência e organiza os processos internos.
Seguindo as etapas descritas neste artigo, sua empresa poderá adotar uma solução robusta e eficiente, reduzindo riscos e otimizando a gestão documental de produtos químicos.
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📌 Elaboração e gestão de documentação de segurança
- FDS (Ficha com Dados de Segurança): Geração automatizada de FDS em diversos idiomas, garantindo conformidade regulatória com vários países como Brasil, Chile, Estados Unidos e países da Comunidade europeia
- Rótulos e Comunicação de Perigos: Criação de rótulos personalizados e alinhados às normas nacionais e internacionais.
📌 Software de gestão de produtos químicos
- Plataforma SafetyChem: Solução web para o gerenciamento completo de documentos e informações sobre produtos químicos.
- Cálculos automáticos de classificação: Identificação de perigos automática a partir de sua composição química,conforme o GHS, NBR 10004, NFPA 704 e outras normas.
- Controle de versão e arquivamento: Fácil e detalhado histórico para auditorias e rastreabilidade.
📌 Segurança no transporte de produtos perigosos
- Consultoria especializada para o cumprimento das regulamentações do transporte de substâncias perigosas.
- Análises de risco para minimizar impactos à saúde humana, meio ambiente e segurança pública.
📌 Acesso seguro e gestão inteligente de dados
- Login SSO e controle de acesso: Segurança reforçada com autenticação integrada e restrições de IP.
- Base de substâncias reguladas: Acesso a dados regulatórios atualizados e listagens personalizadas.
- Relatórios Gerenciais: Extração de informações estratégicas para tomada de decisões mais assertivas.
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Polícia Federal atualiza Manual Técnico para importação do arquivo do mapa
Em 03 de janeiro de 2025 a Polícia Federal atualizou o Manual Técnico para a versão 1.1, listando os requisitos para importação arquivo texto (.txt) compatível com a importação desses dados para o SIPROQUIM2 (sistema da Polícia Federal de múltiplos softwares para controle e fiscalização de produtos químicos).
Na data de 17/02/2025 foi disponibilizado dentro do sistema “Siproquim2 – Módulo Mapas” um “Validador TXT Novo” que servirá de ferramenta para as empresas testarem se a estrutura do novo arquivo TXT está dentro das novas especificações.
A partir de 31 de março de 2025 os mapas devem ser entregues no sistema atual. A partir de 01 de abril de 2025 as entregas dos mapas deverão ser conforme o padrão especificado no Manual Técnico V1.1.
Para acesso ao Manual Técnico V1.1 acesse aqui.
Nova ABNT NBR 14725: Quais os principais desafios para adequação?
A partir de julho de 2025, entra em vigor a nova versão da ABNT NBR 14725, e todas as empresas que fabricam, importam, comercializam ou manuseiam produtos químicos precisarão se adaptar às novas exigências dessa norma. A Ficha com Dados de Segurança (FDS), que é essencial para garantir a segurança dos trabalhadores e a comunicação adequada dos perigos de produtos químicos, terá atualizações.
O que muda na ABNT NBR 14725?
A última publicação da norma ABNT NBR 14725 traz mudanças que impactam diretamente na forma como as Fichas com Dados de Segurança são elaboradas. Entre as principais alterações, destaca-se:
- Nova nomenclatura: a tradicional FISPQ (Ficha de Informações de Segurança de Produtos Químicos) passa a ser chamada de FDS (Ficha com Dados de Segurança);
- Alterações nos critérios de classificação: a norma traz critérios mais detalhados e específicos para a classificação de produtos químicos, com ênfase em substância com risco ambiental e à saúde;
- Novas classes de perigo: critérios de classificação para as novas classes de perigo “Explosivos dessensibilizados” e “Perigoso à camada de ozônio”;
- Novas frases de perigo e precaução: a atualização da FDS também inclui novas frases H (perigo) e P (precaução), que ampliam a comunicação sobre os riscos e as medidas de segurança;
- Inclusão de novos critérios para rotulagem de pequenas embalagens.
Essas mudanças têm impacto direto na forma como as empresas devem elaborar, revisar, atualizar e reemitir suas Fichas com Dados de Segurança, garantindo que as informações sejam precisas e em conformidade com as novas exigências.
Quais são os principais desafios para as empresas?
- Conformidade com os novos requisitos de classificação e comunicação de perigo: é essencial avaliar o impacto das mudanças introduzidas pela nova ABNT NBR 14725, como os novos critérios de classificação, as classes de perigo e as frases de risco e precaução, para a elaboração das novas Fichas com Dados de Segurança (FDS) ou em FDS já existentes. Quando necessário, as FDS devem ser atualizadas para refletir essas alterações. As empresas devem se adaptar a essas mudanças, garantindo que a comunicação dos riscos dos produtos seja clara e adequada.
- Risco de inconsistências nos documentos já emitidos: a falta de revisão das FDS pode resultar em sérios riscos à saúde e segurança dos trabalhadores, além de acarretar não conformidade regulatória. Caso as revisões e atualizações não sejam realizadas corretamente, há o risco de inconsistências e informações desatualizadas nos documentos emitidos, como classificações de perigo incorretas ou ausência de dados essenciais. Isso compromete a segurança dos produtos e colaboradores, além de expor a empresa a possíveis sanções regulatórias e fiscais.
- Atualização das Fichas com Dados de Segurança: muitas empresas já possuem Fichas com Dados de Segurança que podem estar desatualizadas em relação às novas exigências normativas. Isso significa que, em muitos casos, será necessário avaliar, atualizar e reemitir as FDS. A revisão técnica e detalhada dos documentos existentes pode ser um processo complexo e demorado, além da necessidade em reenviar os documentos para cada um de seus clientes.
Como garantir a conformidade antes do prazo?
Para garantir a conformidade com a ABNT NBR 14725 antes do prazo, as empresas devem:
- Fazer um diagnóstico completo das Fichas com Dados de Segurança já emitidas.
- Atualizar e revisar as informações de acordo com os novos critérios e requisitos da norma.
- Treinar equipes e garantir que todos os usuários da FDS estejam cientes das mudanças.
- Procurar o apoio de especialistas para garantir que todas as atualizações sejam feitas corretamente e dentro do prazo estipulado.
Ao agir de forma antecipada e garantir que todas as mudanças sejam realizadas de forma precisa, sua empresa evitará riscos regulatórios e garantirá a segurança de seus processos e colaboradores.
Se antecipe!
Consultoria especializada é essencial nesse processo de adaptação. A Intertox pode ajudar sua empresa a elaborar, revisar e atualizar seus documentos, garantindo a adequação de suas Fichas com Dados de Segurança (FDS) e rótulos de acordo com todos os critérios da nova norma ABNT NBR 14725.
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Gerenciamento de produtos químicos controlados
O que são produtos controlados?
Os produtos químicos controlados (PQC) são substâncias que apresentam risco potencial à saúde, segurança e ao meio ambiente, e, por esse motivo, são regulamentadas por leis específicas. Esses produtos podem incluir precursores químicos, solventes, reagentes, materiais bélicos, explosivos e outros itens que podem ser utilizados em atividades ilícitas, como a fabricação de drogas, munições e armas químicas.
O sistema de regulamentação desses produtos varia de acordo com o país. No Brasil, o gerenciamento é compartilhado entre a Polícia Federal, a Polícia Civil e o Exército, que estabelecem normas e diretrizes, tanto federais quanto estaduais, com o objetivo de mitigar o desvio desses produtos para fins ilegais.
Órgãos reguladores
- Exército: Controla químicos com potencial bélico em nível federal;
- Polícia Federal: Controla químicos utilizados na fabricação de drogas ilícitas e entorpecentes em nível federal;
- Polícia civil: Controla químicos com potencial bélico e narcotráfico em nível estadual.
As legislações federais devem ser cumpridas por todos os estados, enquanto as legislações estaduais podem variar conforme a localidade.
Quais são os produtos controlados?
- Para conferir as substâncias controladas pelo Exército, clique aqui.
- Para conferir as substâncias controladas pela Polícia Federal, clique aqui.
- Para conferir as substâncias controladas pela Polícia Civil de São Paulo, clique aqui.
O produto possui substâncias que são controladas, e agora?
O controle de um produto por parte dos órgãos reguladores impacta diretamente sua fabricação, distribuição, utilização e armazenamento. Por isso, é essencial que as empresas possuam a licença adequada para o gerenciamento desses produtos e estejam cientes das exigências da legislação. O não cumprimento pode resultar tanto em multas quanto em outras consequências legais.
Após a emissão da licença do produto pelo órgão regulador competente, é necessário realizar o controle das quantidades (se requisitado pela autoridade), das autorizações, dos procedimentos e de toda a fabricação do produto.
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Adoção da 8ª Edição Revisada do GHS por Taiwan está prevista para 2025
Recentemente Taiwan introduziu 10 novas normas que foram alteradas de acordo com a 8ª Edição Revisada do Sistema Globalmente Harmonizado de Classificação e Rotulagem de Produtos Químicos (GHS) das Nações Unidas (ONU).
Essas mudanças indicam que Taiwan começou, oficialmente, a transição da 4ª Edição Revisada do GHS da ONU para a 8ª. A data de implementação dessas novas normas dependerá da próxima revisão da regulamentação sobre Rotulagem e Comunicação de Perigos de Produtos Químicos Perigosos, prevista para 2025. Com essas alterações iminentes, as empresas devem se preparar para adotar a 8ª Edição Revisada do GHS da ONU em suas fichas de dados de segurança (FDS) e rotulagem.
Na data de publicação dessa matéria, o GHS em Taiwan segue a 4ª Edição Revisada do GHS da ONU, e suas regras são definidas pela série de normas CNS 15030. Esta série inclui uma regra geral (CNS 15030) e 28 subpadrões (CNS 15030-1 a CNS 15030-28), que abrangem desde a classificação de “Explosivos” até “Perigosos para a Camada de Ozônio”.
Com essas mudanças previstas em Taiwan, a transição para a 8ª Edição Revisada trará as seguintes mudanças principais:
- Nova classe de perigos: Explosivos Desensibilizados: Atualmente, Taiwan não possui um padrão específico para explosivos desensibilizados, mas adotará as mesmas regras da 8ª Edição Revisada do GHS da ONU, provavelmente em 2025.
- Novas subcategorias para gases inflamáveis: CNS 15030-2: A classe de perigo “gases inflamáveis” foi atualizada para incluir uma nova categorização, conforme mostrado na Tabela 2.2.1 (imagem “Table 2.2.1”, mais abaixo), exigindo que gases pirofóricos e quimicamente instáveis sejam classificados na “Sub-Categoria 1A”.
- Adição de categorização para Produtos Químicos Sob Pressão: CNS 15030-3: A classificação de “Aerossóis” foi alterada para “Aerossóis e Produtos Químicos Sob Pressão” e agora inclui a categorização para produtos químicos sob pressão, conforme mostrado na Tabela 2.3.3 (imagem “Table 2.3.3”, mais abaixo). A definição de produtos químicos sob pressão também foi introduzida.
- Atualiza a classificação para “Corrosão/Irritação da Pele “: CNS 15030-18: A classe de perigo de “Corrosão/Irritação da Pele” foi atualizada para especificar os critérios de classificação com base em dados humanos, dados de testes padrão em animais, dados in vitro/ex vivo, outros dados existentes sobre a pele em animais, propriedades químicas, métodos “não-testes” e classificação em uma abordagem em camadas.
- Atualiza a classificação para “Danos Oculares Graves/Irritação Ocular”: CNS 15030-19: A classe de perigo “Danos Oculares Graves/Irritação Ocular” foi atualizada para especificar os critérios de classificação com base em dados de testes padrão em animais e classificação em uma abordagem em camadas.
- Adiciona definições para “mutagenicidade de células germinativas”: “Mutagenicidade de células germinativas” se refere a mutações genéticas hereditárias, incluindo aberrações cromossômicas numéricas e estruturais hereditárias em células germinativas que ocorrem após exposição a uma substância ou mistura. A categorização de mutagenicidade de células germinativas permanece a mesma na 8ª Edição Revisada do GHS: Categoria 1 (Categoria 1A, 1B) e Categoria 2.
- Atualiza os valores de corte do SDS.
- Atualiza as especificações das instruções H e P.
- Atualiza as especificações para a seção 9 da SDS: Propriedades Físicas e Químicas. A revisão adiciona a propriedade de “características de partículas”, aplicável somente a sólidos.
Quais normas são impactadas
Assim que Taiwan adotar totalmente a 8ª Edição Revisada do GHS, as empresas deverão atualizar suas FDS e rótulos de embalagem em toda a cadeia de suprimentos.
Devido à mudança nos valores de corte e critérios de classificação, alguns produtos podem precisar ter suas classificações de risco atualizadas, com suas FDS revisadas adequadamente.
A alteração afeta as seguintes normas:
- CNS 15030-1 Classificação e rotulagem de produtos químicos – explosivos
- CNS 15030-2 Classificação e rotulagem de produtos químicos – gases inflamáveis
- CNS 15030-3 Classificação e rotulagem de produtos químicos – aerossóis e produtos químicos sob pressão
- CNS 15030-4 Classificação e rotulagem de produtos químicos − gases oxidantes
- CNS 15030-5 Classificação e rotulagem de produtos químicos – gases sob pressão
- CNS 15030-7 Classificação e rotulagem de produtos químicos – Sólidos inflamáveis
- CNS 15030-12 Classificação e rotulagem de produtos químicos – substâncias e misturas que, em contato com a água, emitem gases inflamáveis
- CNS 15030-14 Classificação e rotulagem de produtos químicos − Sólidos oxidantes
- CNS 15030-15 Classificação e rotulagem de produtos químicos − Peróxidos orgânicos
- CNS 15030-16 Classificação e rotulagem de produtos químicos − Corrosivos para metais
Para mais informações, acesse o site da publicação: https://www.cnsonline.com.tw/?locale=en_US