9º Seminário Intertox – Gestão Documental

No 9º seminário Intertox, trouxemos a Bibliotecária, Andrezza Catharina, pesquisadora na área de conservação e preservação de acervos gráficos, especializada em Gestão Documental para abordar este tema.

Andrezza Catharina nos explicou que documento é toda a informação (auditiva, visual, escrita, tátil) registrada em um suporte (físico ou digital), que tem algum significado de alguma instância (afetivo, comprobatório, histórico) para um indivíduo. Não precisa necessariamente ter um significado para todos, basta ter para um indivíduo.

Abordou a importância de uma organização em um ambiente, pois ele reflete muito a mente de uma pessoa. Um local desorganizado é facilmente associado à uma mente igualmente sem ordem.

Para organizarmos, devemos nos questionar sobre o que iremos guardar e o porquê.

Uma boa dica de organização é sempre saber onde e por quanto tempo devemos reter o documento conosco; e para facilitar esse processo, existe a Tabela de Temporalidade – instrumento de gestão arquivista -, que é adotada por algumas empresas com um vasto arquivo, que possui as informações sobre os prazos em que os documentos serão mantidos no arquivo, quando deverão ser transferidos ao arquivo intermediário e por quanto tempo deverão permanecer ali. 

Relata que atitudes simples podem gerar grandes mudanças, não precisa nem mesmo fazer uma tabela para o dia a dia, como por exemplo: utilizar uma pasta sanfonada ou arquivo para guardar documentos; separar gavetas por temática e armazenar nelas somente o proposto; deixar itens de uso rotineiro em lugares de fácil alcance e guarda; fazer anualmente uma vistoria dos seus documentos e eliminar aqueles que não tem mais objetivo.      

A Gestão Documental é, acima de tudo, um reflexo do nosso inconsciente. Um ambiente desorganizado é a resposta de uma mente desorganizada e “Uma mente desorganizada, desorganiza a mente dos outros” – Prof. Renato Dias Martinho (Psicanalista desde 2003 com corrente em Freud, Klein e Bion. Autor de obras como “O livro do desapego”).

Então, mãos à obra! Que comecem as organizações!